Выставка шагаем сами

Загрузка...

главная страница Рефераты Курсовые работы текст файлы добавьте реферат (спасибо :)Продать работу

поиск рефератов

Реферат на тему Выставка шагаем сами

скачать
похожие рефераты
подобные качественные рефераты
 1 2 3    

* Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования

5 недель до выставки

* Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях

* Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.)

* Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей

4 недели до выставки

* Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности

* Окончательно распределите персонал

* Составьте расписание работы

3 недели до выставки

* Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам

* Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;

* Активизируйте предвыставочную подготовку персонала

2 недели до выставки

* Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям

1 неделя до выставки

* Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.

* Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки

1 день до выставки

* Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное

Шаг пятый: подбираем персонал.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:

· умение и желание общаться с людьми;

· знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;

· выносливость;

· привлекательная внешность.

О последнем пункте следует сказать особо. Последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают “длинным ножкам и большим глазкам”, забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит».

Те, кто регулярно «выставляется» на Украине не мог не запомнить консультанта из Киевского «Бюро Маркетинговых Технологий» Машу Ганженко. Она сама становилась в павильон вместе со стендистами фирмы-клиента. Яркая стройная высокая длинноволосая брюнетка с шикарной белозубой улыбкой, она в течение 10 минут одним своим видом останавливала движение по проходу, в течение получаса собирала у стенда мужчин всех ориентаций, а через час полностью блокировала работу выставки.

Да, к вечеру у нее было не менее сотни визиток и такое же количество приглашений провести вечер. Но редко кто из владельцев этих визиток мог припомнить, у какого стенда шел разговор. За это ли деньги экспонента плачены?

Да мне и самому приходилось не раз отгонять выставочных донжуанов от собственных чрезмерно миловидных стендисток, не овладевших навыком рубить непродуктивные контакты (или не хотевших его применять). Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность. Впрочем, не ударяйтесь в другую крайность: Квазимодо был добрым парнем, но на выставочном стенде ему тоже не место.

Немаловажный параметр при подборе стендистов – опытность. Вы пошлете “зеленного” неопытного торгового представителя к солидному клиенту? Конечно, нет. По той же причине вам не следует пускать новичков на ваш выставочный стенд.

И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.

Нельзя объять необъятного. Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:

· тематика выставки;

· цели участия выставки;

· перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;

· основные новинки;

· задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)

· план стенда;

· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

· распорядок работы;

· в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

· основные категории предполагаемых посетителей;

· формы регистрации посетителей;

· формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая – материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п.

Это вы сделать должны. Чего же вы не должны делать? Руководитель не должен в присутствии посетителей распекать или давать “ценные” указания стендистам, недопустимо также проведение совещаний об улучшении работы на стенде во время работы выставки, в присутствии посетителей.

Шаг шестой: приглашаем посетителей.

Самым эффективным способом привлечь потенциальных клиентов является персональное приглашение. Это подтверждает любой сегмент рынка: покупатели, продавцы, клиенты, с которыми мне довелось работать. Все согласились, что лучшим способом привлечь их на выставочный стенд было персональное письмо с вескими доводами, почему они должны посетить его.

Первый шаг в этом процессе - определение вашей целевой аудитории и подготовка списка адресов постоянных покупателей и потенциальных клиентов. Составить список первых легко. Больше труда потребуется для подготовки списка потенциальных клиентов, поскольку необходимо собрать все адреса и имена. Ваши торговые представители могут иметь списки клиентов, которым они очень хотели, но пока ничего не сумели продать.

Где еще можно найти информацию о потенциальных клиентах?

· В справочниках

· В торговой палате

· В интернете (через поисковую систему по ключевому слову)

· Через ассоциации

· Через СМИ, просто отслеживая их рекламу

Раздобыв все эти списки, начинайте использовать их за два-три месяца до открытия выставки. Отправляйте персональные приглашения, желательно от имени руководителя компании. Письмо не должно быть длинным, оно должно уведомлять о названии выставки, времени ее поведения, о представляемом продукте и о пользе, которую посетители смогут извлечь из визита на ваш выставочный стенд, место его расположения, а также имя и номер телефона вашего сотрудника, у которого можно будет получить информацию. В этих письмах важно то, что они персональные. Получатель чувствует, что о нем заботятся и видят в нем солидного клиента. Поэтому же лучше отправить это приглашение с курьером, а не по почте, и, упаси Бог, не факсом.

Спустя неделю после первого письма ваш сотрудник, отвечающий за контакты с клиентами, должен продолжить дело, чтобы телефонными звонками, дополнительными письмами и приглашениями заставить потенциального клиента посетить ваш выставочный стенд. Не удовлетворяйтесь простыми обещаниями, найдите к нему личный подход и назначьте встречу на выставке. Он будет обязаны посетить выставку, раз уж вы договорились о встрече.

Привожу пример образцово-показательного телефонного разговора с потенциальным посетителем стенда:

Доброе утро (день, вечер, ночь), Модест Максимович* !

Это Себастьян Горемыкин*. Я начальник отдела маркетинга компании “ххх”.

Не планируете ли Вы посетить выставку «ПересыпьЭкспо 2001»* ?

(Если нет) Очень жаль. Мы хотели бы показать Вам нашу новейшую...

Может быть, кто-либо другой из вашей компании сможет посетить ее?

(Если нет) Ну что ж, благодарим Вас, Модест Максимович

До свидания.

В этом случае ничего не поделать. И не следует считать это поражением. Вы потратили несколько минут на контакт и определили его непродуктивность. Было бы хуже, если бы Вы все-таки затащили не склонного становиться вашим клиентом Модеста Максимовича на выставку, где без толку потратили бы на него битый час.

Если вы получили ответ “да” на первый вопрос

Прекрасно! Мы бы очень хотели назначить Вам встречу в нашем выставочном павильоне. Подойдет ли вам 11:30 в понедельник, или больше вторник в 14.45? (старый, как мир, прием мнимого выбора + впечатление, что у вас уже масса клиентов и все расписано по минутам)

Если Модест Максимович согласен

Я запишу вас в график встреч на 11.30 в понедельник, а подтверждение отправлю по почте (это действительно нужно будет сделать). Спасибо, что уделили нам время!

Если он не хочет назначать точное время

Понимаю, Модест Максимович. Может быть, мы смогли бы договориться на утро в понедельник или на дневное время?

(Пауза) отлично, большое спасибо. Я передам эту информацию Феодосию Раболепскому *, который будет связываться с вами в дальнейшем. До свиданья!

*все имена и названия изменены. Любые совпадения являются случайными.

Шаг седьмой: продвигаем выставку.

Обычно компании-экспоненты относятся к выставкам как к мероприятию трех-пяти дней, сосредотачиваясь на том, как провести это время с максимальной отдачей. Такой подход использует лишь одну треть общего маркетингового потенциала выставки. В действительности, ваше участие в выставке должно раскручиваться на протяжении двух-трехмесячной кампании до, во время и после выставки (см. «Шаг второй»). Интересно, что это стимулирует не только заказчиков и потенциальных клиентов, но и сотрудников. Далее, продолжая удачно проведенную выставку энергичной послевыставочной кампанией, вы сможете добиться максимального успеха. Короче: мощная маркетинговая кампания может увеличить эффективность выставки в несколько раз.

Отправляйте свои пресс-релизы (как грамотно готовить и рассылать пресс-релизы читайте материал этого же автора «Пресс-конференция: шагаем сами») всем периодическим изданиям за месяц-полтора до открытия выставки. Примерно столько времени необходимо газетам, чтобы подготовить материалы в спецвыпуски. Естественно, не каждое издание набросится на ваш пресс-релиз как на подарок судьбы. Но если они хотя бы раз напечатают вашу информацию, то игра стоит свеч.

Шаг восьмой: выставочный органайзер

Установив график подготовки к выставке, обратимся к другому ценному вспомогательному средству достижения успеха - выставочному органайзеру. Для этого вам нужен блокнот, состоящий из восьми разделов, который поможет вам все спланировать четко и логично. Ниже детально описан каждый из этих разделов.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Этот раздел включает в себя ваш график, бюджет, записи, время проведения собраний вашей выставочной команды, задачи выставки и другие материалы, относящиеся к планированию выставки.

ЭКСПОЗИЦИЯ

Этот раздел содержит различного рода информацию об экспонатах и их графическом оформлении, включая инструкции по установке, схемы или чертежи будущей расстановки оборудования и экспонатов, список мер по предотвращению различных сбоев и т.п.

ВЫСТАВОЧНЫЕ УСЛУГИ

Этот раздел содержит копии всех соглашений - с рабочими, об электричестве, аренде, телефонных линиях, уборке и т. д. Здесь также должны быть ксерокопии всех чеков за оплаченные услуги.

ПРОДВИЖЕНИЕ

Этот раздел включает в себя копии всех рекламных объявлений, образцов почтовых рассылок, список адресов и все, что было использовано в маркетинговой и рекламной кампании выставки.

ДОСТАВКА

Включает в себя все счета за погрузку, название фирмы, осуществляющей доставку, номера телефонов представителей компании-доставщика не только в вашем родном городе, но и в городе проведения выставки. Перевалочные пункты и номера телефонов на месте доставки.

ПЕРСОНАЛ

Этот раздел включает в себя всю информацию относительно штата работников выставки, его обучения и т.д.

КЛИЕНТЫ

Включает в себя списки заказчиков и все планы и задачи по работе с ними.

РАЗНОЕ

Здесь надо поместить все сведения о торговой выставке, не попавшие в предыдущие разделы.

Собрав эту информацию и занеся ее в ваш выставочный органайзер, вы сможете выполнить три следующие задачи:

1. Собрать всю информацию в одном месте - органайзере. Вы можете взять его с собой на выставку или же дать тому, кому он понадобится там. Это не только облегчит вашу работу, но и даст повод выглядеть крепким профессионалом.

2. Отчитываясь перед боссом после выставки, вы также сможете воспользоваться этой книжкой, и это произведет на него неизгладимое впечатление.

3. Ваша записная книжка - это исторический документ, который еще сослужит вам добрую службу на будущих выставках.

Шаг девятый: участвуем в семинаре

Различного рода исследования, показали, что одними из самих привлекательных на выставках являются образовательные мероприятия. Участвуя в них, вы одновременно приобретаете новых потенциальных клиентов и статус эксперта в их глазах.

Подумайте, в каких вопросах вы могли бы вступить в качестве эксперта, а затем свяжитесь с организаторами выставки с предложением услуг. Спросите их о готовящейся программе. Не забудьте сделать все это за два-три месяца до открытия выставки, поскольку именно в это время организаторы и составляют программу будущей выставки.

Шаг десятый: собираем чемодан

Эти предметы рекомендую взять с собой на выставку:

· Визитные карточки (примерно в пять раз больше, чем вы обычно носите с собой);

· Фирменные бланки, записные книжки и конверты;

· Шариковые ручки и маркеры;

· Карманный календарь;

· Удобную обувь;

· Крем для обуви;

· Небольшую аптечку;

· Карманный степлер.

Шаг одиннадцатый: обставляем стенд

Располагая экспонаты, обратите внимание на следующее:

· прежде, чем планировать расположение экспонатов, справьтесь по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;

· работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов;

· если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде;

· поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда.

Место для одежды.

Одежда стендистов и ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду - не лучшее его украшение. В комплекте выставочного оборудования обычно предлагаются навешивающиеся на стены модуля вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, учитывайте сезон: зимой места под одежду понадобиться больше, в теплый сезон - можно ограничиться минимумом.

Место для отдыха.

При длительной работе выставки, нестабильности потоков посетителей, необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников.

Место для посуды, приготовления напитков.

Если вы ведете переговоры, и у вас на стенде заключаются контракты и договоры, вам необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе.

Место для переговоров.

При наличии у вас или соседей шумных экспонатов, следует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от экспонатов может свести на нет всю привлекательность вашего предложения при переговорах. В комнате переговоров должны быть варианты договоров, коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы вашей продукции, чистая бумага.

Место для рекламных и информационных материалов.

У стендистов должны быть папки с необходимой информацией. Обычно такая папка находится на рабочем месте стендиста, но это отвлекает внимание посетителей от экспонатов. Желательно, чтобы такие папки имели постоянное место, но не были видны посетителям. На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находится на выставочном стенде.

Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить их можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже, или в шкафу. Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих ваш стенд. Такие материалы лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

    продолжение
 1 2 3    

Удобная ссылка:

Скачать реферат бесплатно
подобрать список литературы


вверх страницы


© coolreferat.com | написать письмо | правообладателям | читателям
При копировании материалов укажите ссылку.